RESUMEN GTC 185

RESUMEN GTC 185

GTC (guía técnica colombiana) su objetivo es brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, simplificando y organizando la presentación y manejo de comunicaciones impresas y electrónicas también, contribuye con la disminución de tiempo y costos con buena calidad.

Esta, compuesta por recomendaciones para elaborar diferentes tipos de documentos y su fin proyectar una adecuada imagen corporativa.

ASPECTOS GENERALES

 ZONA 1: Espacio que ocupa el membrete, sigla, logotipo y número de identificación

ZONA 2: En esta lleva dirección de correo electrónico fax sitio web, origen y país.

Zona 3: Registro y radicación del documento

MARGENES

SUPERIOR

Entre 3cm y 4cm

INFERIOR

Entre 2cm y 3cm

LATERAL IZQUIERDO

Entre 3cm y 4cm

LATERAL DERECHO

Entre 2cm y 3cm

FUENTE

Se recomienda utilizar una fuente clara con un tamaño de 10 a 12 preferiblemente Arial u/o New Román.

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

Código: Se recomienda escribirlo a 3cm o 4cm del borde superior, dejando de 0 a una línea libre cuando el papel tiene logotipo o membrete.

Lugar de origen y Fecha de elaboración: Estos datos van a una o dos interlineas libre del código y en forma completa en el siguiente orden: Nombre del lugar origen, día, mes(en minúscula) y año(sin separarlo con punto).

Datos del destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de 2 a 3 interlineas libres:
Denominación o titulo académico: se utiliza mayúscula inicial.
Nombre del destinatario: Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.

Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas.

Asunto: Se escribe la palabra asunto con mayúscula inicial seguida de dos puntos sin negrita y sin subrayar. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Únicamente en caso de memorando se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida segunda de dos puntos.

Cuerpo de texto: Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y Cortez.

Datos del remitente: El nombre del remitente se deberá escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.

Líneas especiales: Se recomienda escribirlas con un tamaño de letra menor que el utilizado en el texto. Corresponde al lector y al transcriptor.

Anexos: Se detallan al final de la comunicación. La palabra "anexo" o "anexos", según sea el caso, se escribe con mayúscula inicial seguida de dos puntos; (se relaciona el número de hojas, códigos, escritos de forma continua y separados por coma.

CARTA

la desperdicio de cartas u oficios esta acaro de funciones y empleados autorizados mediante un acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

se recomiendo elaborar las cartas oficios extremos en formato carta, o A4, con logo,  membrete y pie de pagina. estos elementos deberían estar en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja baya con logo membrete.

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA :

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales, informar y persuadir a su destinatario, para ellos se recomienda tener en cuenta:

-tratar un solo tema por comunicación 

-redactar en forma clara precisa concreta y concisa

-emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo

-distribuir el texto de acuerdo con su extensión

UTILIZACIÓN DE LA CARTA:

de acuerdo con su objetivos, loa carta u oficio tienen los siguientes usos:

-informar sobre un hecho,expresar necesidades o hacer solicitudes 

-regular o aclara una cituacion

-tramitar o desarrollar y agilizar un asunto

-dar respuesta a una comunicación recibida

-solicitar detalles sobre un asunto determinado   

PARTES DE LA CARTA:

código

lugar de origen y fecha de elaboración

destinatario

denominación o titulo académico

nombre del destinatario

cargo

organicismo

dirección

país

nombre lugar de origen

INFORMES:

La desperdicio de informes esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados  mediante acto administrativo  o en el cumplimiento de sus funciones.

los informes se elaboran en un papel con logosimbolo, descuerdo con las normas internas de la organicismo.

si  es necesario, se recomienda elaborar un documento remisorio al presentar los informes administrativos ya sea que se envíen por Internet o el correo electrónico. 

cuando existían anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación,descripción o aclaración dentro del texto.

CARACTERÍSTICAS DE EL INFORME:

En los informes  se debe tener en cuenta los siguientes aspectos 

    -tratar un solo tema por informe

    -redactar en forma clara concisa y correcta 

    -usar tratamiento respetuoso y cortes 

    -redactar en forma impersonal

CLASES DE INFORME:

Resumen ejecutivo, que tiene de una  tres paginas

informe corto, que costa de una a diez paginas

informe extenso,de once paginas en adelante.

PARTES DEL INFORME:

Encabezado

razón social

dependencia

código

titulo

lugar de origen y fecha de elaboración

objetivo

EJEMPLO:

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e historio desdecreación.
 Descuerdo con la importancia o característica  especificas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente en algunos casos   se debe registrar o presentar ante la competente; en este caso el acta se debe elaborar con un membrete.


CARACTERÍSTICAS

toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. ademas se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación especifica, sin describir detalles intrascendentes.
las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse ne tiempo presente. ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos,depuntuación.


UTILIZACION DE LAS ACTAS:

Las actas se utilizan como registro de todo contenido acontecido y acordado en una reunión o situación

1 Actas policiales

2 Actas notariales

3 Actas de nacimiento

4 Actas administrativas

5 Actas de matrimonio

6 Acta de divorcio

7 Acta de defunción

8 Acta constitutiva

PARTES DEL ACTAS

titulo

denominación del documento y numero

encabezamiento

lugar de origen y fecha de la reunión

hora

lugar

asistentes

representaciones

invitados

ausentes

EJEMPLO:

CIRCULAR

Comunicación escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirija un grupo de personas tanto interna como externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevo producto o servicios, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE LA CIRCULAR:

se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- tratar un solo tema

-iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.

-redactar en forma clara, precisa, concreta concisa 

-usar un tratamiento respetuoso y cortes 

- emplear  un estilo gramatical, natural, sencillo y continuo 

-utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimiento de cada organización y

-distribuir el texto de acuerdo con su conexión  

PARTES DE LA CIRCULAR:

Encabezado

Código

Lugar de origen y fecha de expedición 

Destinatario

Asunto

Saludo

Texto

Despedida

Remitente y firmas de responsables

EJEMPLO:

MEMORANDOS:


Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,orígenes y pautas entre las dependencias locales, regionales,nacionales e internacionales y las lineas de coordinación jerárquica

UTILIZACION:

El memorando tiene una serie de requisitos que cumplir para ser considerado como tal. De esta manera, un documento de estas características debe aludir al lugar y a la fecha de emisión, al destinatario o destinatarios del mismo y al tema que se tratará; luego existirá un cuerpo que será básicamente el mensaje propiamente dicho, mensaje en donde se tratará una temática determinada que es considerada de cierta importancia; finalmente, se agrega la firma que da validez al documento en cuestión y también el sello. En cuanto al cuerpo o a la comunicación propiamente dicha, también contiene algunas formas de cortesía y de formalidad.

PARTES:

  Encabezado

  Denominación del documento 

  Código

  fecha

  destinatario y remitente

  asunto

  texto

  despedida

  remitente y firma responsable

INFORME

El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.

La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

¿Cuánto escribir?

No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante.

En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.

Partes del informe

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.

Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.

La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.

Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.

Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.

Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.

Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).

CERTIFICADO

El certificado  es un testimonio de hechos concluidos  o constatados .Por ejemplo,se expide certificado de estudios ,por lo estudios realizados en una institución educativa,certificado de trabajo ,por los servicios prestados;certificado de salud,luego de haberse examinado el estado de salud de una persona;certificado de orfandad,después de haberse comprobado la situación de a desamparo en que se encuentra un menor de edad,etc.

El certificado se emplea tanto en la administración  pública como privada  y se expide a pedido de la parte interesada,de la autoridad competente o por mandato de la ley.

FACULTAD PARA SOLICTAR CERTIFICADOS

Tienen facultad para pedir la expedición de certificados:

§  Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatación de un hecho.

§  Las personas naturales capaces mayores de 18 años ,o sus representantes legales,que tienen o prueban tener legítimo interés material o moral sobre el hechos cuya certificación solicitan.

§  Las autoridades políticas ,judiciales y militares competentes,y

§  El superior jerárquico.

DOCUMENTOS CON LOS QUE SE PEIDE ORDENA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

1.   Los servidores de una entidad y las personas ajenas a ella los piden mediante solicitud,en la que expresan el motivo por el que lo requieren o hacen mención al interés material o moral que los asiste.

Acompañan recibo de pago y /o formulario valorado,teniendo en cuenta el número de ejemplares que solicitan.

2.Las autoridades políticas,judiciales y militares los pide por medio de oficio.

3.-El superior jerárquico lo ordena mediante memorando.

Los certificados que han sido pedidos  por las  autoridades y la superioridad se envían con oficio de remisión.

FACULTAD PARA EXPEDIR CERTIFICADOS

Tienen facultad para expedir certificadores:

La autoridad  ,en forma directa,sobre asuntos de su competencia.

El certificado que expide la autoridad en forma directas presenta las siguientes partes obligatorias:

1.-Membrete

2.Cargo de la autoridad  que expide el documento

3-La palabra “certifica”

4.-Texto

5.-Lugar y fecha.

6.-Firma ,posfirma y sello de la autoridad

7.Pie de página.